KSeF – co to jest i co powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca?
Czas czytania: 9 minut
Wprowadzenie
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma, która zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. System ten stanie się obowiązkowy już wkrótce – a więc każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, czym jest KSeF, jak działa i jak się do niego przygotować.
Co to jest KSeF?
KSeF to nowy sposób wystawiania i odbierania faktur, wprowadzany przez Ministerstwo Finansów. Działa przez internet i stopniowo ma zastąpić tradycyjny obieg dokumentów — tych drukowanych, wysyłanych mailem w PDF’ach albo ręcznie wpisywanych do systemów księgowych. Wszystko ma się dziać online, według konkretnego szablonu. Po co? Żeby uprościć obieg dokumentów, ustandaryzować dane i – nie oszukujmy się – mieć nad nimi większą kontrolę.
W praktyce wygląda to tak, że przedsiębiorca wystawia fakturę i zamiast wysyłać ją klientowi to przesyła ją do KSeF. System ją przyjmuje, nadaje jej numer i uznaje za wystawioną. A klient może ją sobie potem spokojnie pobrać i zaksięgować. Wszystko bez drukowania, bez wysyłania e-mailem i bez kombinowania.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Na razie KSeF działa dobrowolnie, więc jeśli ktoś nie ma ochoty z niego korzystać — jeszcze nie musi.
To „jeszcze” to słowo klucz. Obowiązkowe korzystanie z systemu zostało już oficjalnie zapowiedziane i ruszy od 2026 roku. Pierwsze w kolejce będą większe firmy — te, które w 2024 roku miały ponad 200 milionów złotych obrotu. Dla nich KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026.
Pozostała część przedsiębiorców, czyli zdecydowana większość, wejdzie do systemu od 1 kwietnia 2026. Nieco później niż pierwotnie planowano, bo wdrożenie zostało przesunięte — i dobrze, bo przynajmniej jest czas, żeby się przygotować bez paniki.
Zalety i wady KSeF
Zalety
Wprowadzenie KSeF może przynieść wiele korzyści – szczególnie w dłuższej perspektywie. Przede wszystkim chodzi o porządek i przejrzystość. Wszystkie faktury będą w jednym miejscu, w takim samym formacie, dostępne online, z automatycznym potwierdzeniem wystawienia. Nie będzie już potrzeby przechowywania dokumentów w segregatorach ani przesyłania ich mailowo — system sam zapewni archiwizację na 10 lat. To duży plus, zwłaszcza dla firm, które wystawiają wiele dokumentów miesięcznie. Dodatkowo, dobrze zintegrowany system fakturowania może zautomatyzować cały proces, oszczędzając czas i ograniczając ryzyko błędów. Ułatwieniem może być też szybszy dostęp do danych przez biuro rachunkowe, co z kolei wpływa na sprawność obsługi księgowej.
Wady
Choć korzyści są widoczne, nie da się ukryć, że wdrożenie KSeF będzie dla wielu firm wyzwaniem. Przedsiębiorcy będą musieli sprawdzić, czy ich obecne programy księgowe i fakturowe są kompatybilne z systemem, a czasem nawet całkowicie je wymienić. Pojawia się też konieczność przeszkolenia pracowników, ustalenia nowych procedur, nadawania uprawnień w systemie czy bieżącej obsługi technicznej. Dla mniejszych firm, które do tej pory działały w sposób prosty i „po swojemu”, może to być spore obciążenie organizacyjne. Warto też pamiętać, że faktura zostaje uznana za wystawioną dopiero w momencie jej przyjęcia przez system, co eliminuje możliwość wystawiania dokumentów „z datą wsteczną” – coś, co w praktyce zdarza się częściej, niż się przyznaje. Do tego dochodzi ryzyko awarii po stronie systemu.
Oprogramowanie i specyfika pracy z KSeF
Aby wystawiać faktury w ramach KSeF, przedsiębiorca potrzebuje oprogramowania, które umożliwia generowanie tzw. faktur ustrukturyzowanych – czyli dokumentów w specjalnym formacie XML.
Można to zrobić na dwa sposoby:
- Pierwszy to korzystanie z własnego programu finansowo-księgowego, który jest zintegrowany z KSeF przez API (czyli specjalny „łącznik” między systemem firmy a systemem KSeF, który automatycznie przesyła dane). W tym modelu faktury są generowane bezpośrednio w systemie przedsiębiorcy, a następnie automatycznie przesyłane do KSeF
- Drugi sposób to skorzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Wśród nich znajduje się aplikacja webowa (czyli narzędzie dostępne przez przeglądarkę internetową,), aplikacja mobilna (na smartfony i tablety) oraz wersja desktopowa (program instalowany na komputerze). Dzięki temu nawet firmy, które nie mają rozbudowanych systemów księgowych, mogą samodzielnie wystawiać faktury zgodne z KSeF
A co w razie nagłego braku dostępu do internetu?
Cały system przewiduje również tryby awaryjne takie jak:
- Tryb offline24 – w którym można wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale trzeba ją przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. (to rozwiązanie na chwilowe problemy z internetem)
- Tryb offline – to tryb, podczas którego Ministerstwo Finansów prowadzi prace serwisowe i system nie działa a faktury można wystawiać tylko offline. Faktury wystawione w trym trybie również trzeba dosłać najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy
- Tryb awaryjny – gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona przez Biuletyn Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów – faktury można wystawić tylko offline ale czas przesłania ich do systemu wydłużony jest do 7 dni roboczych od zakończenia awarii
Praca z KSeF wymaga również odpowiedniego zarządzania dostępami i uprawnieniami. System przewiduje różne poziomy dostępu, które można nadawać zarówno pracownikom firmy, jak i zewnętrznym podmiotom. Uprawnienia można nadać m.in. za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego lub przez tzw. token (czyli unikalny ciąg znaków służący do bezpiecznego logowania do systemu przez oprogramowanie). Ważne jest również to, że każda faktura przesyłana do KSeF musi być zgodna z tzw. schematem logicznym (czyli z dokładnie określoną strukturą danych, narzuconą przez Ministerstwo — np. FA(2) lub FA(3)). Oznacza to, że dane muszą być wprowadzone w konkretny sposób, bez pominięć lub błędów, co wymaga większej dokładności, ale też daje możliwość lepszej automatyzacji i unifikacji danych w firmie.
Jak się przygotować?
Chociaż obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, nie warto czekać z przygotowaniami na ostatnią chwilę. Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, czy obecne oprogramowanie finansowo-księgowe w firmie pozwala na obsługę faktur ustrukturyzowanych i integrację z KSeF. Jeśli nie — dobrze rozejrzeć się za aktualizacją lub nowym rozwiązaniem. W przypadku prostszych działalności można też korzystać z darmowych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo, jak aplikacja webowa czy mobilna, dostępne przez oficjalny portal.
Kolejny etap to weryfikacja uprawnień w systemie. W KSeF fakturę wystawia się w imieniu firmy, więc trzeba zadbać o to, by odpowiednie osoby miały dostęp do systemu — czy to właściciel firmy, pracownik biura rachunkowego, czy inna osoba odpowiedzialna za wystawianie dokumentów. Uprawnienia nadaje się przez e-Urząd Skarbowy lub za pomocą tzw. „tokena”.
Warto także zapoznać się ze wzorem faktury ustrukturyzowanej oraz przygotować procedury wewnątrz firmy – np. jak będzie wyglądało wystawianie faktur, ich obieg, kto będzie odpowiadał za wysyłkę, a kto za odbiór i archiwizację. Dzięki temu, kiedy system stanie się obowiązkowy, przejście będzie spokojne i bez niepotrzebnego stresu.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to zmiana, której nie da się uniknąć — i która w najbliższym czasie stanie się obowiązkowym elementem funkcjonowania każdej firmy. Jego głównym celem jest ujednolicenie i procesu fakturowania. W teorii wszystko ma działać sprawniej i bezpieczniej — dokumenty trafiają w jedno miejsce, są dobrze opisane, odpowiednio przechowywane i dostępne zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy. W praktyce jednak wdrożenie KSeF to konkretne zadanie do wykonania: sprawdzenie systemów, nadanie dostępów, zrozumienie formatu faktury ustrukturyzowanej i przyzwyczajenie się do nowego trybu pracy.
Dla części przedsiębiorców może to być spore wyzwanie, zwłaszcza tam, gdzie do tej pory wszystko opierało się na prostych rozwiązaniach lub pracy ręcznej. Ale nie brakuje też firm, które w KSeF widzą szansę na automatyzację i większy porządek w dokumentach. Kluczowe w tym momencie to podejść do tematu spokojnie, ale odpowiedzialnie — zacząć już teraz testować system, ustalać procedury i oswajać się z nowym sposobem wystawiania faktur. Bo choć KSeF zmienia sposób działania, nie musi wcale oznaczać rewolucji — o ile dobrze się do niego przygotujemy.
Koniec z „z datą wsteczną”?
Nowe zasady gry – poznaj je teraz!
Adrian Nowak
Ekspert ds. kadr i płac