Jak zapłacić niższy podatek od wynajmu mieszkania?
Czas czytania: 5 minut
Refakturowanie kosztów, czyli legalny sposób na wyższy zysk!
Wielu właścicieli mieszkań na wynajem prywatny popełnia podstawowy błąd: płacą podatek od pełnej kwoty przelewanej przez najemcę, zamiast tylko od czynszu najmu. W efekcie, do urzędu skarbowego trafia część pieniędzy, które… de facto nigdy nie były ich dochodem.
Dobra wiadomość? Można to ominąć całkowicie legalnie, wystarczy umowa z odpowiednimi zapisami.
Spis treści:
Jak działa opodatkowanie najmu prywatnego?
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG):
Jeśli wynajmujesz mieszkanie jako osoba fizyczna, poza działalnością gospodarczą, masz prawo do opodatkowania przychodu ryczałtem:
- 8,5% – od przychodu do 100 000 zł rocznie,
- 12,5% – od nadwyżki powyżej 100 000 zł.
I tu jest haczyk: podatek liczony jest od całej kwoty, którą wpłaca najemca, niezależnie od tego, czy w tej kwocie są:
- czynsz do wspólnoty,
- media (prąd, gaz, woda),
- Internet, telewizja,
- śmieci itd.
To oznacza, że płacisz podatek nawet od pieniędzy, które tylko „przechodzą” przez Twoje konto.
Przykład: ile możesz stracić, jeśli nie rozdzielisz kosztów?
Załóżmy, że wynajmujesz mieszkanie za:
- 2 000 zł czynszu najmu,
- 800 zł opłat (czynsz administracyjny + media),
- razem najemca przelewa: 2 800 zł miesięcznie.
Podatek ryczałtowy 8,5% od 2 800 zł = 238 zł miesięcznie
W skali roku: 2 856 zł podatku
A teraz opcja z refakturowaniem opłat:
- 2 000 zł to czynsz – opodatkowany,
- 800 zł to zwrot kosztów – nieopodatkowany.
Podatek ryczałtowy 8,5% od 2 000 zł = 170 zł miesięcznie
W skali roku: 2 040 zł podatku
Oszczędzasz 816 zł rocznie w pełni legalnie.
Co to jest refakturowanie kosztów?
Refakturowanie to po prostu przeniesienie rzeczywistych kosztów na najemcę bez żadnej marży i bez traktowania tych pieniędzy jako Twojego przychodu.
To najemca korzysta z mediów, to on ma je rozliczać a Ty tylko przekazujesz mu kwoty do zapłaty.
WAŻNE:
Jeśli w umowie napiszesz tylko ogólnikowo, że „najemca pokrywa koszty mediów”, to urząd skarbowy może uznać całość przelewu za Twój przychód. Trzeba to rozpisać konkretnie i oddzielnie.
Co musi zawierać umowa, żeby refakturowanie było bezpieczne?
Twoja umowa najmu powinna mieć jasne rozdzielenie:
- Czynsz najmu np. „2 000 zł miesięcznie” to Twój przychód, od którego płacisz podatek.
- Opłaty eksploatacyjne np. „najemca ponosi koszty związane z użytkowaniem lokalu: czynsz administracyjny, opłaty za prąd, wodę, gaz, śmieci, internet na podstawie rachunków przedstawionych przez wynajmującego”.
Dodatkowo warto dopisać:
- że opłaty eksploatacyjne nie są składnikiem czynszu,
- że są one rozliczane osobno, na podstawie dokumentów źródłowych (np. faktur),
- że wynajmujący nie dolicza żadnej marży – to czysta refaktura.
Czy muszę mieć firmę, żeby tak to zrobić?
Nie. Refakturowanie kosztów jest dopuszczalne również przy najmie prywatnym.
Nie musisz mieć działalności gospodarczej wystarczy dobra umowa i uczciwe rozliczenie z najemcą.
A co z dokumentami? Czy trzeba je przechowywać?
TAK! I to bardzo ważne.
Wszystkie dokumenty, na podstawie których refakturujesz koszty, czyli:
- faktury za media,
- opłaty do wspólnoty/spółdzielni,
- rachunki za internet itp.
musisz przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym nastąpiło rozliczenie.
Przykład: refakturowałeś media w 2025 roku → dokumenty trzeba trzymać do końca 2030 roku.
W przypadku kontroli skarbowej to Ty musisz udowodnić, że dana kwota była tylko zwrotem kosztów, a nie Twoim przychodem. Brak dokumentów równa się z ryzykiem naliczenia zaległego podatku + odsetek.
Podsumowanie: jak zarobić więcej, nie płacąc więcej?
- Wynajmując mieszkanie, rozdziel czynsz i opłaty eksploatacyjne.
- Umieść jasne zapisy w umowie – najlepiej skonsultuj je z księgowym.
- Stosuj refakturowanie – to legalny sposób na niższy podatek.
- Przechowuj faktury i rachunki przez minimum 5 lat.
- Dzięki temu płacisz podatek tylko od rzeczywistego zarobku, a nie pieniędzy, które tylko przekazujesz dalej.
Podatek liczysz od całej wpłaty najemcy?
Poznaj fakty, zanim zaczniesz wynajmować
Dawid Plichta
Specjalista ds. ksiegowości