Sprzedaż środka trwałego a ryczałt - jak nie dać się złapać w "pułapkę"?
Spis treści:
Czas czytania: 10 minut
Wprowadzenie
Sprzedaż środka trwałego w firmie rozliczającej się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych często bywa pułapką dla przedsiębiorców. Brak możliwości rozliczenia kosztów oznacza, że podatek płacony jest od całego przychodu ze sprzedaży, a nie od zysku. W tym wpisie na blogu wyjaśniamy kluczowe zasady opodatkowania ruchomych (3%) i nieruchomych (10%) składników majątku. Dowiesz się, jak działa zasada 6 lat, która decyduje o tym, kiedy sprzedaż wycofanego środka trwałego jest zwolniona z podatku oraz w jaki sposób legalna darowizna może pomóc w optymalizacji podatkowej, choć musisz pamiętać o VAT i konsekwencjach dla obdarowanego. Sprawdź, jak nie dać się zaskoczyć i poprawnie rozliczyć zbycie majątku firmowego.
Czym jest środek trwały?
Środek trwały to składnik majątku wykorzystywany w działalności gospodarczej, który spełnia jednocześnie kilka warunków. Przede wszystkim musi stanowić własność lub współwłasność przedsiębiorcy oraz być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia go do firmy. Kolejnym warunkiem jest przewidywany okres użytkowania – środek trwały powinien być wykorzystywany w działalności dłużej niż 12 miesięcy. Do środków trwałych zalicza się m.in. samochody firmowe, maszyny, urządzenia, sprzęt komputerowy, meble biurowe, a także budynki i lokale wykorzystywane na potrzeby firmy.
Jeśli zakupiony składnik majątku spełnia powyższe kryteria, przedsiębiorca ma obowiązek wprowadzić go do ewidencji środków trwałych. Co do zasady wpisuje się tam rzeczy o wartości powyżej 10 000 zł, chociaż przedsiębiorca może zdecydować o ujęciu również składników o niższej wartości. Ujęcie środka trwałego w ewidencji potwierdza, że składnik jest częścią majątku firmy i może być wykorzystywany w działalności gospodarczej (np. dla celów rozliczeń podatku VAT czy przy sprzedaży środka trwałego). Podstawę prawną stanowi art. 22a ustawy o PIT.
Środek trwały na ryczałcie – czy amortyzacja ma znaczenie?
Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych przedsiębiorca nie rozlicza kosztów uzyskania przychodu, dlatego amortyzacja środka trwałego nie wpływa na wysokość podatku. Oznacza to, że nawet jeśli składnik majątku zostanie wpisany do ewidencji środków trwałych i zostanie dla niego ustalona metoda amortyzacji, to odpisy amortyzacyjne nie pomniejszą podstawy opodatkowania. Jednak mimo braku korzyści kosztowych, amortyzacja wciąż pełni funkcję ewidencyjną i dowodową – potwierdza wartość środka trwałego oraz okres jego użytkowania w firmie. Co ważne, obecność środka w ewidencji ma znaczenie przy sprzedaży: ryczałtowiec płaci podatek od całej kwoty uzyskanej ze sprzedaży środka trwałego, a nie od dochodu, ponieważ na ryczałcie opodatkowaniu podlega wyłącznie przychód. Dlatego choć amortyzacja nie obniża podatku, ewidencjonowanie środka trwałego pozostaje obowiązkiem i wpływa na późniejsze rozliczenie jego zbycia.
Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych
Przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych ma obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wynika to wprost z ustawy o ryczałcie. W ewidencji ujmuje się wszystkie składniki majątku, które spełniają definicję środka trwałego, czyli są własnością firmy, są kompletne, zdatne do użytku i będą wykorzystywane w działalności dłużej niż rok. Do środków trwałych wpisuje się m.in. samochody firmowe, komputery, urządzenia, maszyny czy lokale użytkowe.
Ewidencja powinna zawierać m.in. takie dane jak: nazwa środka trwałego, data przyjęcia do użytkowania, wartość początkowa oraz metoda i stawka amortyzacji. Na ryczałcie odpisów amortyzacyjnych nie rozlicza się w kosztach, ale wpisanie środka trwałego do ewidencji jest konieczne, ponieważ potwierdza on jego wartość i moment wprowadzenia do działalności. Ma to istotne znaczenie szczególnie przy sprzedaży środka trwałego – dzięki ewidencji wiadomo, że składnik majątku był wykorzystywany w firmie, a uzyskana kwota stanowi przychód podlegający opodatkowaniu ryczałtem.
Sprzedaż środka trwałego na ryczałcie – zasada opodatkowania
Sprzedaż środka trwałego przez przedsiębiorcę rozliczającego się ryczałtem zawsze powoduje powstanie przychodu z działalności gospodarczej, niezależnie od tego, czy środek trwały był amortyzowany. Na ryczałcie nie rozlicza się kosztów uzyskania przychodu, dlatego podatek płaci się od całej kwoty uzyskanej ze sprzedaży, a nie od różnicy między wartością sprzedaży a wartością niezamortyzowaną. Przychód należy wykazać w ewidencji przychodów oraz w zeznaniu rocznym PIT-28.
Wysokość ryczałtu zależy od rodzaju sprzedawanego składnika majątku:
Stawka 3% – ruchome składniki majątku
(podstawa prawna: art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. f ustawy o ryczałcie)
Stawkę 3% stosuje się przy sprzedaży przede wszystkim ruchomych środków trwałych, w tym:
- środków trwałych ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (np. samochody, maszyny, sprzęt komputerowy),
- składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, z wyłączeniem składników o wartości do 1500 zł,
- składników wykorzystywanych w działalności krócej niż rok, które nie zostały zaliczone do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych (np. sprzęt kupiony „na chwilę” do realizacji zlecenia).
Stawka 10% – nieruchomości związane z działalnością
(podstawa prawna: art. 12 ust. 10 ustawy o ryczałcie)
Stawkę 10% stosuje się przy sprzedaży nieruchomości firmowych, w tym:
- środków trwałych ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (np. lokal użytkowy będący własnością firmy),
- składników majątku o wartości początkowej do 10 000 zł (z wyjątkiem wartości do 1500 zł),
- składników wykorzystywanych krócej niż rok, które nie zostały ujęte jako środki trwałe,
- składników majątku stanowiących spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego lub udział w takim prawie, nawet jeśli nie podlegały ujęciu w ewidencji,
- składników majątku przedsiębiorstwa w spadku.
W praktyce oznacza to, że sprzedaż np.:
- samochodu firmowego → 3% ryczałtu,
- lokalu użytkowego wpisanego do ewidencji środków trwałych → 10% ryczałtu.
Wycofanie środka trwałego i sprzedaż prywatna – zasada 6 lat.
Przedsiębiorca może zdecydować o wycofaniu środka trwałego z działalności i przekazaniu go na cele prywatne, np. gdy nie jest już potrzebny w firmie. Jednak wycofanie środka trwałego nie oznacza, że jego późniejsza sprzedaż będzie automatycznie zwolniona z podatku. Ustawa o ryczałcie przewiduje tzw. zasadę 6 lat. Oznacza ona, że jeżeli po wycofaniu środka trwałego z działalności zostanie on sprzedany przed upływem 6 lat, to przychód ze sprzedaży nadal uznawany jest za przychód z działalności gospodarczej i trzeba opodatkować go ryczałtem (3% lub 10% – w zależności od rodzaju składnika majątku). Dopiero sprzedaż dokonana po upływie pełnych 6 lat liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wycofania składnika z firmy nie podlega opodatkowaniu działalności gospodarczej, czyli jest traktowana jak sprzedaż prywatna.
W praktyce oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca wycofa np. samochód z ewidencji środków trwałych w maju 2025 r., okres sześciu lat zaczyna biec od 1 czerwca 2025 r. i zakończy się 31 maja 2031 r. Dopiero sprzedaż dokonana od czerwca 2031 r. będzie zwolniona z opodatkowania ryczałtem. W każdym innym przypadku, gdy sprzedaż nastąpi wcześniej, przychód należy wykazać w ewidencji jako przychód z działalności i opodatkować odpowiednią stawką ryczałtu.
W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca kupił telefon za 8 000 zł lub komputer za 11 000 zł i korzystał z niego w firmie, to przy sprzedaży musi zapłacić podatek ryczałtowy 3% od uzyskanego przychodu, nawet jeśli sprzedaż nastąpi za znacznie niższą kwotę (np. 1 400 zł), a sprzęt nigdy nie został formalnie wpisany do ewidencji środków trwałych. Brak wpisu do ewidencji nie eliminuje obowiązku opodatkowania – przepisy odnoszą się bowiem do tego, czy składnik majątku spełnia kryteria środka trwałego, a nie do technicznego faktu jego ujęcia w ewidencji.
Natomiast tylko składniki majątku o wartości początkowej do 1 500 zł mogą nie być zaliczane do środków trwałych oraz ich sprzedaż nie powoduje powstania przychodu z działalności — jest traktowana jak sprzedaż prywatna i nie podlega ryczałtowi.
Podsumowując:
Jeżeli coś kupisz za więcej niż 1 500 zł i używasz w działalności, przy sprzedaży zapłacisz podatek ryczałtowy 3% – niezależnie od tego, czy wprowadziłeś ten składnik do ewidencji środków trwałych, czy nie.
Przykład praktyczny – pokazanie na liczbach
Przykład 1 — sprzedaż środka trwałego (samochód) i obowiązek zapłaty 3%
Przedsiębiorca na ryczałcie kupił samochód firmowy za 120 000 zł. Samochód został wpisany do ewidencji środków trwałych i był używany w działalności gospodarczej. Po dwóch latach przedsiębiorca zdecydował się go sprzedać za 100 000 zł.
Ponieważ samochód był środkiem trwałym (wartość początkowa powyżej 10 000 zł) i sprzedaż następuje w czasie, gdy samochód jest nadal składnikiem majątku firmowego, przychód ze sprzedaży podlega opodatkowaniu ryczałtem:
100 000 zł × 3% = 3 000 zł podatku
Na ryczałcie nie ma znaczenia, że przedsiębiorca kupił samochód za więcej, niż go sprzedaje — podstawą opodatkowania jest przychód, czyli kwota sprzedaży, a nie dochód.
Przykład 2 — sprzedaż samochodu po wycofaniu z działalności i upływie 6 lat (brak podatku)
Przedsiębiorca miał ten sam samochód, również o wartości początkowej 120 000 zł, ale w pewnym momencie postanowił go wycofać z działalności i używać prywatnie. Samochód został wycofany z ewidencji środków trwałych w maju 2025 r.
Zgodnie z przepisami, okres 6 lat liczy się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wycofania, czyli od 1 czerwca 2025 r.
Termin upływa 31 maja 2031 r.
Jeśli przedsiębiorca sprzeda samochód po tym okresie, np. w czerwcu 2031 r., za 100 000 zł:
– sprzedaż nie jest już traktowana jako przychód z działalności
– przedsiębiorca nie płaci ryczałtu od sprzedaży
Sprzedaż jest traktowana jak sprzedaż całkowicie prywatna.
Przykład 3 — sprzedaż składnika o wartości poniżej 1 500 zł (brak podatku)
Przedsiębiorca kupił telefon firmowy za 1 400 zł. Wartość początkowa telefonu jest niższa niż 1 500 zł, więc zgodnie z przepisami telefon nie jest środkiem trwałym i nie musi być wpisany do ewidencji środków trwałych.
Po kilku miesiącach przedsiębiorca sprzedaje telefon za 1 000 zł.
Ponieważ telefon nie był środkiem trwałym (wartość poniżej 1 500 zł), sprzedaż:
– nie generuje przychodu z działalności gospodarczej
– przedsiębiorca nie płaci podatku ryczałtowego
Sprzedaż jest traktowana jak sprzedaż prywatna.
Czy da się ominąć podatek od sprzedaży środka trwałego?
Darowizna środka trwałego — legalne przekazanie „do rodziny”, VAT i konsekwencje podatkowe
Przekazanie środka trwałego w formie darowizny (np. samochodu) na rzecz małżonka lub innej osoby z rodziny jest działaniem całkowicie legalnym i w momencie darowizny nie powoduje powstania przychodu z działalności gospodarczej, czyli sam akt darowizny nie rodzi obowiązku zapłaty ryczałtu od przychodu. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może formalnie przekazać środek trwały bliskiej osobie bez konieczności natychmiastowego rozliczania PIT jako przychodu ze sprzedaży.
Jednak przed podjęciem takiej decyzji trzeba pamiętać o dwóch kluczowych zasadach:
- VAT — jeżeli przy zakupie środka trwałego przedsiębiorca odliczył (cały lub część) VAT, to darowizna jest z punktu widzenia VAT traktowana jak dostawa towarów i powoduje obowiązek rozliczenia VAT od wartości rynkowej darowanego środka. Innymi słowy: darowizna nie zwalnia od VAT, gdy przy zakupie był odliczony VAT. Jeśli natomiast przy zakupie VAT nie był odliczony (np. podatnik nie jest czynnym podatnikiem VAT), darowizna nie podlega VAT. Z tego powodu przed przekazaniem warto sprawdzić, czy przy zakupie przysługiwało odliczenie VAT i jakie będą jego konsekwencje podatkowe.
- Zasada 6 lat w podatku dochodowym — darowizna nie „kasuje” historii środka trwałego. Jeśli środek trwały był wcześniej częścią majątku firmowego, to przy ewentualnej sprzedaży przez obdarowanego przed upływem okresu wynikającego z przepisów (tzw. zasada 6 lat liczona od wycofania ze stosowania gospodarczego — szczegóły liczenia terminu zależą od okoliczności), sprzedaż może zostać zakwalifikowana jako przychód z działalności i podlegać opodatkowaniu ryczałtem. Innymi słowy: przekazanie środka bliskiej osobie nie oznacza, że ta osoba będzie mogła od razu swobodnie sprzedać przedmiot bez konsekwencji podatkowych — wartość początkowa i moment wycofania z działalności wciąż decydują o skutkach podatkowych.
Dodatkowo praktyczne uwagi organizacyjne i formalne:
- darowiznę warto udokumentować umową darowizny; jeżeli obdarowany należy do tzw. „grupy zerowej” (np. małżonek), warto złożyć zgłoszenie SD-Z2 w urzędzie skarbowym, aby skorzystać ze zwolnienia z podatku od spadków i darowizn (zgłoszenie winno być dokonane w terminie przewidzianym przepisami).
- darowizna nie powinna być wykorzystywana jako sposób na obejście obowiązków księgowych lub na ukrywanie faktów — fiskus patrzy na istotę operacji, a nie wyłącznie na formę.
- przed wykonaniem darowizny dobrze skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, który sprawdzi skutki w PIT i VAT oraz doradzi, jakie dokumenty i zgłoszenia są konieczne.
Podsumowanie
Darowizna jest legalnym sposobem przekazania środka trwałego „do rodziny” i w momencie przekazania nie generuje przychodu z działalności, ale nie jest automatycznym „odblokowaniem” możliwości natychmiastowej sprzedaży bez skutków podatkowych — trzeba uwzględnić konsekwencje VAT (jeżeli przy zakupie odliczono VAT) oraz zasadę 6 lat dotyczącą rozliczeń w podatku dochodowym. Zawsze rekomenduję skonsultowanie konkretnego przypadku z doradcą podatkowym przed dokonaniem darowizny.
Nie wpadnij w pułapkę!
Chcesz uniknąć błędów i nadpłaty?
Dawid Plichta
Specjalista ds. księgowości